摘要
档号的作用在于固定文件或案卷之间的排列顺序,便于统计和查找档案,以及公布和引用时注明出处.档号与库房内的分类排架是两个事物,二者可以一致,也可以不一致,不必强求划一.目前,编制档号的方法各异,现谈一下自已的粗浅体会.实践证明,档号的编制方法,应逐步实现标准化和规范化,切实遵循不重、不缺、不变、不烦琐,一般不留空号的原则.所谓不重,就是在一个档案馆内不能有重复的全宗号,一个全宗内不能有重复的案卷目录号,一本案卷目录内不能有重复的案卷号,一个案卷内不能有重复的件号或页号.所谓不缺,就是档号要完整配套,不能残缺.目前有的检索工具上没有全宗号或案卷目录号,影响检索效果.所谓不变,就是档号一经确定,就应长期固定下来,不要轻易变动,变动档号会使检索工具失灵,给提供利用工作造成困难.所谓不烦琐,是指档号要简洁,层次不宜过多,数字不宜过大.所谓一般不留空号,是指档号不宜设虚号,有号必有物,只有全宗移出或案卷销毁后才保留空号.首先是确定全宗号问题.全宗号是馆藏每一个全宗的代号,应长期固定不变.由于历史的原因。
出处
《档案学通讯》
CSSCI
北大核心
1993年第5期21-22,共2页
Archives Science Bulletin
